การเลือกโปรแกรมเงินเดือนควรพิจารณาความเข้ากันได้กับกฎหมายไทย

เลือกโปรแกรมเงินเดือนที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ: สิ่งที่ควรรู้ก่อนตัดสินใจ

โปรแกรมเงินเดือนในประเทศไทยนั้นมีอยู่หลากหลายแบรนด์ และ หากว่าคุณประสงค์ใช้โปรแกรมเงินเดือนสำหรับพนักงานในประเทศไทยแล้ว การเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือนที่พัฒนาในประเทศไทยนั้นน่าจะเหมาะสมที่สุด เพราะ หากคุณสังเกตโปรแกรมเงินเดือนระดับโลกที่พัฒนาจากต่างประเทศ เมื่อมาใช้กับการคำนวณเงินเดือนภายใต้กฏหมายไทยแล้ว โปรแกรมที่ออกแบบเอาไว้ก่อ่นหน้านั้นที่ใช้สำหรับต่างประเทศจะเกิดปัญหาความเข้ากันได้และข้อกำหนดทางกฏหมายของไทยบางประการอาจจะไม่เหมาะสมได้ อย่างไรก็ดี คุณสามารถที่จะรู้ได้ว่าโปรแกรมเงินเดือนนั้นพัฒนาในประเทศไทยหรือไม่ ทำได้ไม่ยาก เราแนะนำให้คุณดูว่า โปรแกรมเหล่านั้น มีการรับชำระเงินด้วยรูปแบบการชำระใดๆแบบนิติบุคคล โดยผู้รับชำระเงินเป็นนิติบุคคลในประเทศไทยหรือไม่ และ คุณสามารถหาข้อมูลได้ว่าโปรแกรมเงินเดือนหรือระบบ HRM เหล่านั้นมีบริษัทจัดตั้งในประเทศไทยเป็นปกติตั้งแต่เริ่มดำเนินการหรือไม่ โดยเอาชื่อบริษัทไปค้นหาได้ที่เว็บของกรมพัฒนาธุรกิจ เพื่อจะได้รู้แน่ชัดว่าเป็นบริษัทที่จัดตั้งในประเทศไทยอย่างแน่นอน 

สำหรับบทความนี้ เราจะมาอธิบายเกี่ยวกับโปรแกรมเงินเดือนในหลากหลายแง่มุมที่คุณอาจจะไม่เคยคิดมาก่อนว่าต้องพิจารณาด้วยเพื่อที่โปรแกรมเงินเดือนเหล่านั้นถูกใช้ได้อย่างเหมาะสมกับ “ความต้องการ” ในการจัดการเรื่องเงินเดือนพนักงานในองค์กรของคุณได้ดีเป็นไปตามเป้าประสงค์ของคุณ​

คำถามแรกก่อนที่คุณกำลังจะเลือกโปรแกรมเงินเดือนคือ “คุณจะต้องการโปรแกรมเงินเดือน” หรือไม่ ? 

หากคุณเป็นองค์กรขนาดเล็กและคิดว่าคุณสามารถจัดการคำนวณเงินเดือนได้ด้วยตัวเอง และ การคำนวณนั้นไม่ได้ซับซ้อนอะไรเท่าใด นอกจากนี้ การยื่นเอกสารเกี่ยวกับประกันสังคมและภาษีนำส่งสำหรับพนักงานนั้นทำได้ด้วยกระบวนการที่ไม่ซับซ้อน และไม่กินเวลามาจนเกินไปนัก เนื่องด้วยเหตุผลหลัก คือ พนักงานของคุณนั้นน้อยเอามากๆ คุณอาจจะไม่ต้องใช้โปรแกรมเงินเดือนก็สามารถคำนวณเงินเดือนได้ ! เพราะ จากประสบการณ์ของเราแล้ว หากคุณใช้แอพ TimeMint เต็มระบบ คือ การใช้ระบบลาของ TimeMint การใช้ระบบการขอ OT ของ TimeMint และแน่นอนที่สุด คุณจะต้องใช้พนักงานของคุณใช้ระบบบันทึกเวลาผ่านแอพ TimeMint หรือผ่านอุปกณ์เชื่อมต่อกับระบบของเรา ข้อมูลทั้งหมดจะกระทบหักลบและเอามาคำนวณ แล้วออกมาเป็นสรุปให้กับคุณได้อยู่แล้ว ! มันจะมีบอกออกมาทั้งหมดว่า พนักงานคนไหนลากี่วัน ขาดสายกี่นาที แล้วคุณก็เอาข้อมูลเหล่านั้นที่เป็นรูปแบบ Excel file นำไปใช้คำนวณต่อด้วยตารางคำนวณที่คุณสามารถสร้างขึ้นมาเองได้ 

ระบบการจัดการเวลา การลาและระบบการขอโอที นั้นโดยปกติแล้ว สำหรับผู้จำหน่ายโปรแกรมเกี่ยวกับ HR หรือจัดการทรัพยากรบุคคล จะเรียกกันว่า “ระบบไทม์แอทเท็นแดนส์” (Time Attendance) มันคือกระบวนการใดๆก็ตามที่จะทำให้ “องค์กร” ได้ข้อมูลเวลาเป็นรูปแบบ electronics ออกมาเป็น file หรือข้อมูลในรูปแบบตาราง csv file หรือ Excel file เพื่อนำไปใช้ต่อได้ อย่างไรก็ดี สำหรับบางกรณี เช่นระบบของ  TimeMint เราจะเหมารวมกับ รายการการลา รายการสาย รายการขอโอที รายการขาดงาน และอื่นเข้าไปด้วย เพื่อที่จะนำไปกระทบคำนวณกับเวลาเข้าออกงานที่บันทึก (หรือขาดบันทึก) เพื่อให้ออกมาเป็นข้อมูลสรุปรายเดือนออกมาให้ได้ว่าพนักงานแต่ละคนนั้น สายกี่นาที ขาดงานกี่นาที ทำงานกี่นาที ขาดกี่วัน ลาไม่รับค่าจ้างกี่วัน หรือ มีโอทีทั้งหมดกี่นาที  เพื่อจะทำให้ “คุณ” ในฐานะคนที่ดูแลจัดการ เพื่อเอาไปคูณกับเงินเดือนแล้วออกมาเป็นยอดเงินเพื่อเป็นเงินเดือนพนักงานได้ต่อไปได้อย่างสะดวกที่สุด ซึ่ง มันจะแตกต่างกับ “เครื่องลงเวลางาน” เฉยๆ เพราะ เครื่องลงเวลางานไม่ว่าจะเป็นระบบแสกนหน้าหรือนิ้วก็ตาม จะมีการบันทึกให้กับคุณแค่เพียงเวลาเข้าออกงานเท่านั้น คุณต่างหาก ที่จะต้องทำหน้าเอาข้อมูลไปกระทบเวลากับรายการการลาและโอทีด้วยตัวคุณเอง หากคุณไม่ได้มีการ ซื้อบริการใช้ระบบ Time Attendance ที่เป็นระบบจริงๆ 

สังเกตได้ว่าที่กล่าวมาทั้งหมดด้านบนนั้นเรายังไม่ได้พูดถึงโปรแกรมเงินเดือนเลยแม้แต่น้อย เพราะ อย่างที่บอกไป โปรแกรมเงินเดือน นั้นก็เป็นเพียงการคำนวณเท่านั้น ที่ถ้าหากว่า พนักงานคุณน้อยเอามากๆ มันจะยังอยู่ในพิสัยที่ เจ้าหน้าที่ที่มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับ HR สามารถทำด้วยโปรแกรม Excel ได้อยู่ แต่อย่างไรก็ดี หากว่า “พนักงานในองค์กรเยอะขึ้น” หรือ “ไม่มีคนทำเงินเดือนหรือไม่มีเวลทำ” หรือ “คุณไม่มีความรู้ในระดับที่ทำตารางได้ด้วยตัวเอง” แปลว่า คุณควรจะเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือนจริงจังก็ถือว่าเป็นทางเลือกที่คุ้มค่าเช่นเดียวกัน เพราะ คนจะใช้โปรแกรมเงินเดือนนั้นแทบไม่ต้องเข้าใจอะไรมากนักก็ได้ หรือจะเป็น HR มือใหม่ก็ได้ เพราะตัวโปรแกรมจะกำหนดข้อมูลต่างๆเอาไว้ให้คุณใช้และคำนวณเงินเดือนออกมาทั้งหมดให้กับพนักงานทุกคนอย่างถูกต้องและเป็นไปตามกฏหมายอย่างแท้จริงทุกกรณีไป 

หากคุณแน่ใจแล้วว่าคุณน่าจะเหมาะกับการใช้โปรแกรมเงินเดือน งั้นเรามาเรียนรู้เพิ่มเติม เกี่ยวกับ โปรแกรมเงินเดือนและความครอบคลุมของโปรแกรมเงินเดือนโดยทั่วไปเสียก่อน 

ตอนนี้ระบบโปรแกรมเงินเดือนนั้น อาจจะมองได้ว่าแบ่งเป็นกระบวนการ 2 กลุ่มประเภทของการไหลข้อมูลโดยเราอาจจะกำหนดชื่อประเภทของโปรแกรมเงินเดือนได้เป็น 2 ประเภท

1. โปรแกรมเงินเดือนกลุ่มแรก : แยกระบบลงเวลาออกจากโปรแกรมเงินเดือนแบบเด็ดขาด 

2. โปรแกรมเงินเดือนกลุ่มที่สอง : โปรแกรมเงินเดือนที่ผนวกรวมกับข้อมูลระบบลงเวลาและการลาเข้าด้วยกัน 

โปรแกรมเงินเดือน กลุ่มแรก  จะเป็นโปรแกรมเงินเดือนที่คุณอาจจะเลือกใช้สำหรับคนที่ต้องการเฉพาะการประมวลผลเงินเดือนเป็นหลักเท่านั้น และ มีระบบลงเวลาอยู่แล้ว ไม่ว่าจะเป็นระบบลงเวลางานแบบเดิม โดยการเอาข้อมูลเข้าโปรแกรมเงินเดือนสำหรับประเภทแรกนี้ อาจจะต้องสอบถามดูว่า สามารถนำข้อมูลการบันทึกเวลาเข้าออกงานได้ด้วยวิธีการใดบ้าง โดย อาจจะมีโปรแกรมเงินเดือน แบบสามารถนำเข้าข้อมูลเป็นรูปแบบ template Excel file หรือประเภท CSV file ได้ แบบนี้จะทำให้เกิดความผิดพลาดน้อยกว่าแบบอื่น ส่วนแบบอื่นที่ว่า คือ การพิมพ์เวลาเข้าออกงานแบบ Manual ทั้งหมด ซึ่งคิดว่า ส่วนใหญ่แล้วโปรแกรมเงินเดือนยุใหม่นั้น ควรจะนำเข้าข้อมูลจาก ระบบลงเวลาเข้าไปยังโปรแกรมเงินเดือนได้เป็นพื้นฐานของโปรแกรม

โปรแกรมเงินเดือน กลุ่มที่สอง จะเป็นโปรแกรมเงินเดือนที่ทำส่วนของระบบลงเวลาเข้ามาด้วยและมีการรองรับข้อมูลเกี่ยวกับการลาและขอโอทีอีกด้วย โดยอาจจะแบ่งเป็นกลุ่มย่อยคือ บริษัทใดๆที่ทำโปรแกรมเงินเดือนแล้วมีการพัฒนาแอพต่อเนื่องไปยังส่วนการลงเวลา การลา การขอโอที และการอนุมัติต่างๆเข้าไปยังระบบผ่านแอพมือถือ หรืออาจจะเป็นเว็บไซท์สำหรับพนักงานเพื่อให้ล็อคอินเข้าไปทำรายการลาหรือขอโอทีได้ก็ได้เช่นเดียวกัน (หรือบางกระบวนการนั้นก็มีทั้งหมด เช่น ระบบของ TimeMint จะมีทั้งแอพพลิเคชั่นสำหรับพนักงานเพื่อขอโอที ขอลางาน และมีสำหรับหัวหน้างานเพื่อทำการอนุมัติอีกด้วยแยกแอพกันไปอีกต่างหาก) แล้วโปรแกรมเงินเดือนที่ตนเองพัฒนาหรือมีพาทเนอร์ร่วมกันพัฒนา เพื่อนำเข้าข้อมูลทั้งหมด ทั้งเวลาเข้าออกงาน การลางาน การขอโอที ทุกอย่างเข้าไปยังโปรแกรมเงินเดือน 

จะเห็นได้ว่ากระบวนการของโปรแกรมเงินเดือนแบบที่สองนั้น ที่มีการพัฒนาการไหลของข้อมูลให้พนักงานสามารถบันทึกเวลาผ่านแอพ หรือ ทำการลา หรือ ทำการขอโอที ได้นั้นจะทำให้เจ้าหน้าที่ HR ไม่มีความจำเป็นต้องดำเนินการกรอกข้อมูลเข้าไปยังโปรแกรมเงินเดือนอีกครั้งหนึ่ง ทำให้เกิดโอกาสความผิดพลาดที่น้อยกว่ามาก และ ไม่กินเวลางานของทางเจ้าหน้าที่ ดังนั้น หากคุณประสงค์ความสะดวกในระดับที่จะต้องทำงานกับโปรแกรมเงินเดือนให้ผิดพลาดน้อยสุดและใช้เวลาน้อยสุด (เพราะมันต้องทำทุกเดือนและต้องถูกต้องเท่านั้น ไม่ผิดพลาดใดๆเลย) เราแนะนำให้คุณอาจจะมองหาโปรแกรมเงินเดือนพร้อมโมดูลที่เกียวกับระบบลงเวลาเข้ามาอีกด้วย มันจะเหมาะสำหรับองค์กรที่มีพนักงานเยอะ หรือประสงค์ให้ไม่ต้องเกิดความผิดพลาดในการทำงานส่วนนี้ 

คุณมีเงื่อนไขเกี่ยวกับการขาดลามาสาย และการกำหนดโอทีที่สลับซับซ้อนเพียงใด ? 

อีกเรื่องหนึ่งที่เป็นตัวตัดสินสำหรับการเลือกโปรแกรมเงินเดือนก็คือ โปรแรมเงินเดือนนั้นสามารถปรับเปลี่ยนหรือกำหนดเงื่อนไขการคำนวณให้เหมาะสมกับ นโยบายการขาดลามาสายของพนักงาน ที่คุณกำหนดเอาไว้ได้หรือไม่ เพราะ หากมันซับซ้อนเกินกว่าที่โปรแกรมจะทำได้แล้ว ก็แปลว่าโปรแกรมนั้นอาจจะต้องปรับ (เกิดค่าปรับโปรแกรมพิเศษ) ให้เฉพาะกับกรณีของคุณเท่านั้นเกิดขึ้น แต่โดยมากแล้ว หากโปรแกรมเงินเดือนนั้นมีผู้ใช้บริการอยู่หลายนิติบุคคลแล้วนั้นก็ย่อมอนุมานได้ว่าโอกาสที่โปรแกรมเงินเดือนนั้นจะทำการปรับเปลี่ยรองรับเอาไว้แล้วนั้นน่าจะมีสูงมากกว่าโปรแกรมเกิดใหม่ที่สร้างมาได้ไม่นาน และ การปรับเปลี่ยนเฉพาะกรณีพวกนี้ เราแนะนำให้คุณคุยกับผู้ให้บริการโปรแกรมเงินเดือนประเภท offline น่าจะเหมาะสมกว่า เพราะ โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ที่กระทำผ่านเว็บนั้น หากมีการปรับปรุงส่วนใดแล้ว ระบบจะถูกปรับทั้งหมดสำหรับทุกองค์กร และ โอกาสที่จะถูกปรับเพื่อให้เหมาะกับคุณนั้นน้อยหรือกินเวลานาน เพื่อป้องกันการขัดแย้งเชิงเงื่อนไขระหว่างเงื่อนไขของโปรแกรมเงินเดือนที่คุณต้องการ กับคนอื่นๆที่เค้าใช้งานโปรแกรมนั้นอยู่แล้ว เราได้เห็นโปรแกรมเงินเดือนประเภทออนไลน์เต็มระบบเหล่านั้นเกิดขึ้นและยกเลิกการให้บริการมาแล้วหลายรายในห้วง 7 ปีที่ผ่านมา และ ผู้พัฒนาเหล่านั้นเองก็มองว่าการกระทำปรับเปลี่ยนนั้นกระทำได้ยากเอามากๆ เพราะกระทบผู้ใช้งานคนก่อนหน้ารายอื่นๆ ทำให้ดำเนินการได้ยาก ทั้งนี้ เราแนะนำว่า หากเป็นไปได้ การเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือนแบบติดตั้งนั้นอาจจะเหมาะสมมากกว่า และ ความเสี่ยงน้อยกว่าอย่างมีนัยสำคัญเช่นเดียวกัน นอกจากนี้ การใช้โปรแกรมเงินเดือนแบบ offline นั้นข้อมูลต่างๆจะประมวลผลที่เครื่องของคุณเอง ทำให้ความสามารถในการคำนวณนั้นดำเนินการได้ไวกว่ามากหากองค์กรนั้นมีพนักงานมาก การประมวลผลท้องถิ่นจะกระทำได้ไวมากกว่าการประมวลผลผ่านระบบเซิรฟเวอร์ที่ทุกคนจะต้องใช้ร่วมกันพร้อมกันในเวลาหนึ่งๆ 

สรุปการเลือกโปรแกรมเงินเดือน : เราแนะนำให้คุณมององค์กรของตนเองการว่า คุณต้องการความสะดวกขนาดไหน หรือคุณมีพนักงานมากน้อยเพียงใด และต้องรู้ด้วยว่าเงื่อนไขเกี่ยวกับการขาดลามาสายนั้น คุณกำหนดเอาไว้แบบใดแล้วโปรแกรมเงินเดือนนั้นๆรองรับเงื่อนไขเหล่านั้นหรือไม่ อย่างไร แล้วลองเอาความต้องการของคุณเหล่านั้นประสานคุยกับผู้ให้บริการโปรแกรมเงินเดือนดูอีกครั้งหนึ่ง นอกนั้นก็จะเป็นเพียงเรื่องราคาที่คุณจะต้องสอบถามจากแต่ละรายไปอีกต่อหนึ่ง