จัดกะพนักงาน บนตารางกะอย่างไรเพื่อให้มีประสิทธิภาพแบบ HR มืออาชีพ

1. รู้กำลังคนสำหรับงานนั้นๆ :

หัวหน้างานที่ทำหน้าที่จัดกะพนักงาน จะต้องรู้ว่าเนื้องานของแผนกหรือทีมงานของตนนั้นตจะต้องใช้กำลังคนมากน้อย ณ เวลาใด และ วันใด โดยมักจะเลือกพนักงานที่มีประสิทธิภาพชำนาญการมากเป็นพิเศษ เพื่อเข้ากะหรือให้เขาอยู่ห้วงเวลาที่มีงานมาก คู่กับพนักงานใหม่ หรือพนักงานที่ประสบการณ์น้อย เนื่องด้วย จะทำให้เกิดการช่วยเหลือกันได้เป็นสำคัญ เพราะ แท้จริงเราการจัดกำลังคนเข้าทำงาน ณ เวลาหนึ่งๆมิได้มองแต่ จำนวนคน แต่เพียงอย่างเดียว แต่เขาเหล่านั้นจะต้องถูกพิจารณาถึงความเป็น และ ประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานของทั้งทีม ที่ทำหน้าที่เดียวกันเป็นประเด็นหลักอีกด้วย

2.เข้าใจพฤติกรรมการทำงานในเวลาที่ต่างกันของพนักงานแต่ละคน : ด้วยการสังเกตพฤติกรรมการทำงาน ของหัวหน้างาน เรามักจะสังเกตพบได้เสมอว่า พนักงานแต่ละคนนั้นมีพฤติกรรมการทำงานในกะที่มีช่วงเวลาที่แตกต่างกันได้ไม่ยากนัก อย่างที่เราน่าจะรู้ได้ว่า พนักงานบางคนทำงานได้ดี มีสมาธิในการทำงานได้ดีในเวลาเช้า หรือบ่ายหรือเย็น หรือแม้กระทั่งบางคนสะดวกและทำงานได้ดีในเวลาดึก ดังนั้นแล้ว การสังเกตจากหัวหน้างานในเรื่องดังกล่าวนี้เป็นเรื่องจำเป็นมากสำหรับองค์กรที่ทำงานเป็นกะและทำงานเป็นทีม เพื่อให้เข้าใจได้ว่าพนักงานแต่ละคนนั้นมีประสิทธิภาพในการทำงานเหมาะห้วงเวลาไหนมากกว่ากัน

3.หัวหน้างานหรือคนจัดกะต้องรู้โหลดงานล่วงหน้า : ถึงแม้ว่าเราจะไม่สามารถทำนายปริมาณงานหรือลูกค้าได้ล่วงหน้า เราก็สามารถเอาสถิติของปริมาณงาน หรือปริมาณลูกค้าที่เข้าหน้างานมาใช้สำหรับการประเมินโหลดงานได้เป็นปัจจัยหลักได้เป็นอย่างดี โดยมากแล้ว ปริมาณโหลดงานนั้นจะมาเป็นลักษณะของ seasonal ฤดูกาล หรือห้วงเวลาก็ได้ หรือหัวหน้างานที่อยู่หน้างานนั้นเป็นผู้สังเกต และเข้าใจพฤติกรรมของลูกค้าที่จะเข้ามาใช้บริการหน้างานให้ดี หรือ กลับทางกันหากว่าทางการตลาดเป็นคนกำหนดแคมเปญหรือปริมาณที่โอกาสที่ลูกค้าจะเข้ามาใช้บริการ ข้อมูลเหล่านี้ย่อมเป็นตัวกำหนดโหลดงานของพนักงานหน้างานได้อีกทางหนึ่ง ดังนั้นแล้วการออกโปรโมชั่น แคมเปญการโฆษณาหรือ PR ใดๆจากหน่วยงานการตลาดนั้นย่อมจะยังผลต่อโหลดงาน และ ต้องแสดงให้กับผู้จัดกะพนักงานทราบอีกด้วย เพื่อเพิ่มความสามารถในการรองรับงานที่จะไหลมากเป็นพิเศษในห้วงเวลาหนึ่งๆได้

4.ควรจัดกะประกาศกะให้พนักงานทราบล่วงหน้า : คนจัดกะนั้นควร (ไม่จำเป็นเสมอไป) ทำการประกาศกำหนดกะ ให้กับพนักงานทุกคนในระบบกะพนักงานให้พร้อมล่วงหน้าอย่างน้อยก็ประมาณสัปดาห์ต่อสัปดาห์เป็นอย่างน้อย แต่ทางที่ดีกว่า คือ ประกาศกะให้ถึงหนึ่งเดือนล่วงหน้าได้ โดยแนวคิดคือ หากประกาศได้ล่วงหน้านานเท่าไหร่ ก็จะเป็นผลดีต่อพนักงานที่ทำงานในระบบกะมากขึ้นเท่านั้น ด้วยเหตุผลที่ว่า พนักงานนั้นสามารถจัดการเวลาของตนเองให้เหมาะสมกับสภาพการเวียนกะได้ดีขึ้นหากรู้ล่วงหน้านานขึ้น นอกจากนี้ การประกาศกะควรมีห้วงเวลาให้ทำการร้องขอปรับแก้ไข สลับกะระหว่างคนในทีมกันล่วงหน้าด้วย เพราะ ทำให้เกิดความวุ่นวายในการสลับกะหน้างานลงไปได้มาก เนื่องด้วยถือว่า องค์กรได้จัดกะประกาศและรองรับการเปลี่ยนแปลงร้องขอแล้วระยะเวลาหนึ่ง ทำให้หากว่าจะเปลี่ยนแปลงภายหลังนั้นอาจจะกระทำได้ยากขึ้นได้ อย่างไรก็ดี การสลับกะกำหนดวันหยุด สลับวันหยุดนั้นมักจะเกิดขึ้นได้จริงในการทำงาน ระบบการจัดกะสุดท้ายแล้ว ก็ต้องปรับเปลี่ยนไปให้เป็น ตารางกะที่สรุปไม่เปลี่ยนแปลงแล้ว เมื่อจะนำไปคำนวณเงินเดือนต่อไป ทั้งนี้ ขอให้เข้าใจว่าแผนก็คือแผนและหลายครั้งหน้างานนั้นก็ไม่ได้ทำตามแผนทั้งหมดได้ร้อยเปอร์เซนต์ดังนั้นหน้าที่ของหัวหน้างานหรือคนกำหนดจัดการกะต้องสรุปว่าสิ้นรอบสำหรับการคำนวณเงินเดือน พนักงานเหล่านั้นเข้าและออกกะใดกันแน่ที่ได้มีการเปลี่ยนไประหว่างรอบคำนวณเงินเดือนนั้นๆ

5.เมื่อจัดกะล่วงหน้าเสร็จแล้วให้ตรวจด้วยวันหยุดประจำสัปดาห์มีมากเพียงพอตามที่ได้กำหนดไว้ : นี่เป็นข้อกำหนดเดียวที่จำเป็นเอามากๆ เพราะ หากตกลงกับพนักงานเอาไว้ว่าสัปดาห์หนึ่งมีการกำหนดวันหยุดประจำสัปดาห์กี่วัน เราก็ต้องใส่วันหยุดประจำสัปดาห์ตามปริมาณที่กำหนดไว้ทุกครั้งเพราะมันเป็นสิทธิ์ของพนักงานเอง และ เป็นข้อกำหนดที่องค์กรตกลงกำหนดกับพนักงานแล้ว หากไม่ครบปริมาณวันที่กำหนดไว้ ก็ต้องกลับมาจัดกะเปลี่ยนแปลงกะทั้งตารางใหม่ ดังนั้นการตรวจสอบประเด็นนี้ถือได้ว่าเป็นการตรวจสอบสุดท้ายก่อนประกาศกะออกให้พนักงานได้ประเมินหรือรับทราบล่วงหน้า

6.ให้บริหารคนในกะให้มีความสมดุลตามงานที่จำเป็น : การกำหนดพนักงานเข้าไปที่กะนั้นเพื่อทำงานเป็นทีมเป็นสำคัญ งานไม่ได้เป็นงานเดียว อาจจะต้องเลือกให้ทักษะที่จำเป็นสำหรับเนื้องานของทีมในกะนั้นๆเหมาะสมและสมดุลที่สุดเท่าที่จะทำได้ ไม่ควรเอาคนอ่อนประสบการณ์การทำงานมากองรวมกันในกะเดียวกันทั้งหมด ไม่ควรเอาคนไร้ประสิทธิภาพมากองรวมกันทั้งหมด หรือกลับทางกันไม่ควรเอาคนที่มีประสบการณ์มากหรือมีประสิทธิภาพในการทำงานมากองาทำงานในกะเดียวกันทั้งหมดอีกด้วย เลือกทีมพนักงานในกะให้ผสมผสามและลงตัวตามเนื้องานที่เหมาะจะถือได้ว่าเป็นการออกแบบทีมในกะที่ดี

7.แบ่งปันกะที่ดีให้กับพนักงานกระจายอย่างทั่วถึง : ไม่มีคนอยากจะทำเข้ากะที่มีงานหนักตลอดเวลาหรอก หรือ กลับทางกัน โดยปกติแล้วจะมีกะที่ทำงานสบายกว่ากะอื่นๆอยู่ด้วยอย่างเลี่ยงไม่ได้ แปลอีกนัยหนึ่งก็คือ แต่ละกะนั้นจะมี “ความน่าเข้ากะ” ที่ไม่เท่ากัน และนั่นอาจจะก่อให้เกิดประเด็นการเมืองได้ในทีมงานของพนักงานว่า ทำไมพนักงานคนนั้นคนนี้ได้เข้ากะดีตลอดเวลาหรือเป็นประจำ แต่ตัวเขาเองนั้นได้กะที่ไม่ดีเป็นประจำกันล่ะ ? คำว่าดีหรือไม่ดีนั้นแล้วแต่ เนื้องานและแรงจูงใจที่แตกต่างกัน แล้วแต่ประเภทเนื้องานและอุตสาหกรรม ตัวอย่างเช่น สำหรับร้านอาหารอาจจะบางกะต้องทำงานมากเป็นพิเศษมากกว่าเขา และ มีบางกะที่คนเข้าร้านอาหารน้อยเป็นต้น วันเสาร์อาทิตย์และวันหยุดพิเศษคนจะเข้าร้านมากกว่า แน่นอนว่า พนักงานรายที่ได้เข้าไปทีทำงานในกะหรือวันที่คนเข้ามากแต่พนักงานน้อยก็จะต้องทำงานหนักมากกว่าวันที่มีลูกค้าน้อยอย่างแน่นอน และ นั่นคือนิยามของกะที่ดีหรือไม่ดีในมุมมองพนักงานแต่ละคน ที่มองไม่เหมือนกัน พวกเขาเหล่านั้นจะเห็นได้ว่า กะใดดีเป็นพิเศษ และ คุณในฐานะคนจัดกะจะต้องเข้าใจประเด็นนี้ด้วย แล้ว แชร์แบ่งปันกะดีเหล่านั้นกระจายตัวให้สมดุลแม้ว่าจะไม่สามารถทำให้เท่าเทียมกันได้จริงก็อย่างน้อยก็แสดงออกได้ถึงการบริหารกะที่มีความยุติธรรมมากขึ้นได้ คุณอาจจะกำหนดเป็น “กฏการเวียนกะ” ของการจัดกะของคุณเองที่เป็นหมุนเปลี่ยนเวียนแบบที่มีรูปแบบที่แน่นอนทำให้ลดการกังขาเรื่องการเมืองแบ่งพวกอื่นๆลงได้ และนั้นคือสิ่งที่คนจัดกะพึ่งกระทำ เพราะ ไม่มีองค์กรธุรกิจใดหรอกต้องการให้เกิดความเกลียดชังกัน การแบ่งพวกกันในทีมพนักงานในองค์กรเดียวกัน

สรุป
การจัดกะพนักงานเป็นงานสำคัญของหัวหน้างานหรือ HR โดยมีจุดประสงค์เพื่อให้การทำงานขององค์กรมีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จ โดยมีข้อควรพิจารณาหลักๆ ดังนี้:

1. รู้กำลังคนสำหรับงานนั้นๆ: ต้องทราบจำนวนและประสิทธิภาพของพนักงานที่เหมาะสมสำหรับงานในแต่ละเวลา โดยควรจับคู่พนักงานที่มีประสบการณ์กับพนักงานใหม่เพื่อให้เกิดการช่วยเหลือกันได้

2. เข้าใจพฤติกรรมการทำงานในเวลาที่ต่างกันของพนักงาน: สังเกตและเข้าใจว่าใครทำงานได้ดีในเวลาใด เช่น เช้า บ่าย เย็น หรือดึก เพื่อจัดกะที่เหมาะสมกับแต่ละบุคคล

3. รู้โหลดงานล่วงหน้า: ประเมินปริมาณงานล่วงหน้าโดยใช้สถิติหรือข้อมูลจากการตลาด เพื่อเตรียมพนักงานให้พร้อมรับงานในช่วงเวลาที่มีปริมาณงานสูง

4. ประกาศกะล่วงหน้า: ควรประกาศตารางกะล่วงหน้าอย่างน้อยสัปดาห์ละหนึ่งครั้ง หรือหากทำได้ควรประกาศล่วงหน้าเป็นเดือน เพื่อให้พนักงานจัดการเวลาได้ดีขึ้น และรองรับการขอปรับแก้ไขกะ

5. ตรวจสอบวันหยุดประจำสัปดาห์: ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการกำหนดวันหยุดตามที่ตกลงกับพนักงานไว้ เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาภายหลัง

6. บริหารคนในกะให้สมดุล: การจัดพนักงานในแต่ละกะควรมีความสมดุลทั้งในเรื่องของประสบการณ์และทักษะ เพื่อให้ทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

7. แบ่งปันกะที่ดีให้ทั่วถึง: จัดสรรกะที่ดีให้พนักงานอย่างเท่าเทียมกัน เพื่อลดความไม่พอใจและปัญหาทางการเมืองในทีมงาน

คุณสามารถเลือกใช้บริการ TimeMint ที่เป็นแอปสำหรับการจัดกำหนดกะพนักงานออนไลน์ด้วยการทำเข้า Google Sheet หรือ Excel file ในรูปแบบตารางกะมาตราฐานเพื่อนำเข้าไปในระบบหลังบ้าน แล้วประกาศกะให้พนักงานทุกคนสามารถดูได้ผ่านปฏิทินกิจกรรม พนักงานสามารถลงเวลาเข้าออกงานผ่านแอปและอุปกรณ์บันทึกทุกรูปแบบแล้วเอาเวลามาเทียบก่อนที่จะทำ Time เวลาเเหล่านั้นไป export เข้าโปรแกรมเงินเดือนต่อไปได้ ติดต่อเราเพื่อเริ่มต้นใช้บริการลงเวลาพนักงาน TimeMint กับเราวันนี้