ลงทำงานผ่านแอปลงเวลากับเครื่องตอกบัตรเหมือนกันต่างกันอย่างไร ? 

ข้อมูลในการลงเวลาเข้าออกของพนักงานนั้นมีความจำเป็นและเป็นประโยชน์กับพนักงานฝ่ายบุคคลเป็นอย่างมาก เพราะมีความจำเป็นต้องใช้ในการวิเคราะห์วัดประสิทธิภาพในการทำงานและแน่นอนว่าต้องเป็นไปตามกฎหมายที่กำหนดว่าพนักงานแต่ละคนมีการเข้าออกงานหรือการทำงานในแต่ละวันนั้นกี่ชั่วโมง ถ้าสุดท้ายแล้วเจ้าหน้าที่ HR จะทำหน้าที่ในการตั้งเบิกจ่ายค่าจ้างให้กับตัวพนักงานทั้งองค์กร หากว่าไม่มีข้อมูลในการลงเวลาเข้าออกของพนักงานแล้วไซร้ เจ้าหน้าที่บุคลากรแผนกบุคคลก็ไม่สามารถมีหลักฐานใดๆที่แสดงได้ว่าตัวพนักงานเข้าออกงานตามเวลาที่ตกลงในสัญญาจ้างหรือไม่ หรือแย่ไปกว่านั้นหากมีเจ้าหน้าที่ของทางภาครัฐบาลเข้ามาตรวจสอบเจ้าหน้าที่บุคคลก็ไม่มีข้อมูลใดๆที่จะชี้แจงได้ว่าพนักงานนั้นทำงานไม่เกินเวลาที่กฎหมายกำหนดไว้ดังนั้นแล้วโดยสรุปการลงเวลาเวลาเข้าออกของพนักงานนั้นยังคงมีความจำเป็นกับองค์กรเกือบทั้งหมดทุกองค์กรและเกือบทุกตำแหน่งงานก็ว่าได้ 

บทความนี้เราจะมาวิเคราะห์กันว่าหากคุณใช้แอปพลิเคชั่นในการลงเวลาแทนเครื่องตอกบัตรถ้ามีข้อดีและข้อเสียที่แตกต่างกันอย่างไร

ข้อดีของแอปฯลงเวลาเข้าออกงาน 

สามารถดูข้อมูลลงเวลาเข้าออกได้อย่างทันทีเมื่อต้องการ

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระบบและ Application ที่คุณเลือกใช้ว่าเป็นระบบที่สามารถนำข้อมูลไปแสดงผลได้อย่างแบบ Real Time หรือไม่ถ้าหากว่าระบบนั้นเป็นระบบ Cloud Server ที่มีการดึงข้อมูลระหว่างตัวมือถือของพนักงานไปยังระบบคลาวด์ในอินเตอร์เน็ตแล้วแน่นอนว่าเจ้าหน้าที่ HR หรือตัวคุณเองในฐานะเจ้าขององค์กรสามารถเข้าถึงข้อมูลเหล่านั้นได้ทันทีทุกเมื่อที่ต้องการ 

มีความปลอดภัยและข้อมูลเป็นส่วนตัว

ข้อมูลการลงเวลาเข้าออกงานจริงๆแล้วเป็นข้อมูลที่เป็นข้อมูลขององค์กรหรือบริษัทอย่างไรก็ดีข้อมูลนี้ถูกเชื่อมโยงถูกพ่วงกับข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานแต่ละคนแน่นอนว่าพนักงานนั้นไม่อยากจะให้เห็นว่าตนเองมีเวลาเข้าออกงานเข้างานสายเข้างานช้าหรือออกงานเร็วกว่าเพื่อนคนอื่นๆหรือไม่หากคุณใช้แอปพลิเคชั่นในการลงเวลาแล้วขึ้นอยู่กับสิทธิ์หรือการกำหนดรูปแบบการแสดงผลของข้อมูลเหล่านี้ว่าคุณจะแสดงผลข้อมูลการลงเวลาเข้าออกให้กับตัวพนักงานเองเท่านั้นหรือจะนำต่อเชื่อมโยงให้กับระบบ Line Notification ก็สามารถทำได้เช่นเดียวกันโดยทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความยินยอมและการออกแบบการนำเสนอข้อมูลผ่าน Application ที่ออกแบบไว้ทั้งนี้แต่ละแอปพลิเคชั่นในการลงเวลาเข้าออกก็มีการเชื่อมโยงข้อมูลเวลาเข้าเวลาออกที่แตกต่างกันบาง Application ทำได้เพียงแต่ลงเวลาเข้าออกแล้วนำส่งให้กับทางเจ้าหน้าที่บุคลากรที่จำเป็นโดยเฉพาะเจ้าหน้าที่เป็นแต่เพียงอย่างเดียวเท่านั้นไม่สามารถนำส่งข้อมูลได้ด้วยวิธีการอื่นอย่างไรก็ดีสำหรับแอปพลิเคชันที่มีความหลากหลายคุณสามารถที่จะทำการเชื่อมโยงข้อมูลเหล่านั้นผ่านวิธีการต่างๆมากมายไม่ว่าจะเป็นการออกรายงานอัตโนมัติไปยังอีเมล์ของคุณส่งข้อมูลไปยัง LINE Notification กลุ่มเพื่อที่จะทำให้หัวหน้ารับทราบได้ทันทีว่าพนักงานของตนนั้นเข้าออกงานนะยังไซต์งานหรือสถานที่ทำงานของตนแล้วหรือไม่ ความปลอดภัยและการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลแบบนี้นั้นมีความจำเป็นที่คุณจะต้องเลือกให้เหมาะสมกับองค์กรและขนาดของคุณว่าคุณต้องการความยืดหยุ่นของข้อมูลนี้ในรูปแบบใดเพราะฉะนั้นแล้วหากคุณได้ลองใช้แอปพลิเคชั่นในการลงเข้าออกของพนักงานเราแนะนำให้คุณทำการทดสอบการส่งข้อมูลเข้าออกเหล่านี้เพื่อดูว่ามันเหมาะสมกับองค์กรของคุณมากน้อยเพียงใด

เชื่อมต่อกับระบบอื่นๆได้สะดวกมากกว่า

เนื่องจากข้อมูลเวลาในการบันทึกเข้าออกงานของพนักงานนั้นเมื่อมีการบันทึกผ่านระบบอินเตอร์เน็ตโดยการดึงข้อมูลเหล่านี้ไปยัง Cloud Server ของผู้ให้บริการ Application ลงเวลา คุณสามารถสอบถามและเคชั่นในการลงเวลาเหล่านั้นได้ว่ามี API ในการเชื่อมโยงข้อมูลไปยังระบบ HRMS (human resource management system) ของคุณหรือไม่ หากคุณเป็นองค์กรขนาดใหญ่คุณน่าจะมีระบบ HRMS ใช้งานอยู่แล้วทั้งนี้หากส่วนของระบบการลงเวลานั้นเป็นส่วนเพิ่มเติมเข้ามาคุณมีความจำเป็นที่ต้องเชื่อมโยงข้อมูลเหล่านั้นเข้ากับระบบเดิมของคุณได้อย่างเหมาะสมคุณมีระยะเวลาในการทดลอง Application เหล่านี้อย่างน้อย 1-2 เดือนเพื่อให้มั่นใจได้ว่าการดึงข้อมูลระหว่างกันระหว่างโปรแกรมการลงเวลาและโปรแกรมระบบจัดการทรัพยากรมนุษย์ของคุณนั้นเข้ากันได้ดีอย่างไร้รอยต่อ 

แอปลงเวลาอาจจะมีการประมวลข้อมูลเชื่อมโยงกับระบบการลาอีกด้วย

วันลานั้นถือเป็นส่วนหนึ่งที่กฎหมายกำหนดให้สิทธิ์กับพนักงานองค์กรแต่ละองค์กรที่สามารถใช้สิทธิ์การลาเหล่านั้นได้โดยมีการกำหนดปริมาณวันลาขั้นต่ำในแต่ละรูปแบบเอาไว้อย่างชัดเจนให้กับพนักงานทุกคนที่เข้าสู่ระบบการทำงานเป็นรายเดือนหรือรายวันจากนายจ้าง บาง Application ลงเวลายังมีส่วนที่มีการประมวลผลเชื่อมโยงกับระบบการลาอีกด้วยทั้งนี้ขึ้นอยู่กับผู้ออกแบบแอปพลิเคชั่นเหล่านั้นว่าครอบคลุมรองรับเรื่องของการลาทั้งลาป่วยลากิจและลาพักร้อนในรูปแบบต่างๆที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณได้หรือไม่ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนในการออกแบบวันลาขององค์กร วันลาที่คุณกำหนดไว้มีความซับซ้อนมากบาง Application ก็ไม่สามารถที่จะรองรับรูปแบบการลาเหล่านั้นได้อย่างไรก็ดีคุณอาจมีความจำเป็นที่จะต้องปรับเปลี่ยนวิธีการคิดคำนวณหรือรูปแบบการลาเพื่อให้เหมาะสมลงตัวกับแอปพลิเคชั่นการลาก็เป็นอีกแนวทางหนึ่งที่สามารถทำได้เช่นเดียวกัน 

ข้อเสียของการใช้แอปลงเวลา

พนักงานจำเป็นต้องใช้สมาร์ทโฟน

ขึ้นชื่อว่าเป็น Application แล้วแน่นอนว่าพนักงานนั้นมีความจำเป็นต้องโหลด Application ลงเวลาเอามาลงที่เครื่องสมาร์ทโฟนของตัวเองเป็นส่วนตัว คุณอาจจะมองว่าเป็นข้อดีก็ได้เพราะว่าจริงๆแล้วในมุมมองขององค์กรนั้นก็แปลว่าเขาเหล่านั้นไม่จำเป็นที่จะต้องจัดซื้อจัดหาอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ที่เป็นโทรศัพท์มือถือส่วนกลางให้แต่ละคนใช้แต่อย่างใดกลับกันพนักงานอาจจะมีโทรศัพท์สมาร์ทโฟนเป็นของตัวเองอยู่แล้วและแน่นอนว่าการติดตั้งแอปพลิเคชั่นลงเวลานั้นก็ถือว่าเป็นส่วนหนึ่งที่จะเป็นการประกาศตัวเองว่าตนเองนั้นได้เข้างานบันทึกเพื่อมารับค่าแรงประจำวันหรือประจำเดือนตามข้อตกลงกับนายจ้างในข้อตกลงสัญญาว่าจ้างกับแต่ละองค์กรอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ นอกจากนี้หาก Application นั้นมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องแล้วมือถือของพนักงานนั้นน่าจะต้องไม่มีอายุเก่าเกินกว่า 3 ปีเพราะว่าตัวสมาร์ทโฟนเองมีการปรับปรุงรูปแบบลักษณะของโปรแกรมภายในเพื่อให้มีการป้องกันการเข้าแฮ็กของโปรแกรมหรือการเข้าถึงโปรแกรมอย่างไม่ถูกต้องจากแฮกเกอร์ดังนั้นแล้วหากเป็นโทรศัพท์สมาร์ทโฟนที่เป็นรุ่นเก่าเกินไปบางแอปพลิเคชันที่ออกแบบมาสำหรับการลงเวลาอาจจะมีการป้องกันการเข้าถึงจากโทรศัพท์สมาร์ทโฟนรุ่นเก่ามากกว่า 3 ปีก็เป็นได้ดังนั้นแล้วพนักงานอาจจะมีความจำเป็นที่จะต้องอัพเดทเวอร์ชั่นของสมาร์ทโฟนเพื่อให้เข้ากับความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลเหล่านี้ที่จำเป็นและแน่นอนว่าข้อตกลงเหล่านี้เป็นข้อตกลงที่คุณจะต้องทราบว่า Application ลงเวลานั้นอาจจะมีความจำเป็นที่จะต้องปลดการใช้งานจากโทรศัพท์สมาร์ทโฟนรุ่นที่เก่าไปกว่า 3 ปีนั้นออกและนั่นก็อาจจะเป็นปัญหาให้กับพนักงานกลุ่มหนึ่งที่อาจจะต้องมีความจำเป็นเปลี่ยนโทรศัพท์ Smartphone ทั้งๆที่โทรศัพท์สมาร์ทโฟนรุ่นเก่าของเขาสามารถใช้งานคุยงานโทรศัพท์ได้อย่างเป็นปกติก็ตาม

ระบบ Cloud Server ล่มก็ไม่สามารถใช้งานได้

แน่นอนว่าเมื่อเป็นโปรแกรมหรือ Application ที่เชื่อมต่อกับอินเตอร์เน็ตแบบเรียลไทม์เสมอดังนั้นแล้วนะการลงเวลาใดๆมันก็เหมือนเว็บไซต์ใดๆที่คุณจะต้องเข้าถึงเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างมือถือและเว็บไซต์เหล่านั้น Application นั้นเชื่อมโยงกับ Cloud Server แล้วปรากฏว่า Cloud Server นั้นเกิดปัญหาใดๆไม่ว่าจะเป็นการเชื่อมต่อของผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตหรือแม้กระทั่งปัญหาจากการให้บริการของ Server นั้นเหตุการณ์เหล่านี้ไม่ใช่เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้เป็นประจำแต่อย่างไรก็ดีก็ไม่ได้หมายความว่าเหตุการณ์เหล่านี้จะไม่เกิดขึ้นเลย เพราะแม้กระทั่งองค์กรขนาดใหญ่หรือโปรแกรมหรือเว็บไซต์ขนาดใหญ่ก็มีโอกาสที่ Server จะล่มข้อมูลเข้าถึงไม่ได้เป็นเรื่องที่เป็นไปได้เกิดขึ้นได้ในปีใดๆด้วยเหตุผลต่างๆนานาที่ไม่เหมือนกันในแต่ละครั้ง  ดังนั้นหากคุณเลือกใช้ Application ในการลงเวลาจำเป็นที่จะต้องตระหนักรู้ถึงปัญหานี้เอาไว้ล่วงหน้าแน่นอนว่าการที่มีการยิงข้อมูลเวลาเข้าออกผ่าน Cloud Server และมีการบันทึกเอาไว้เป็นไฟล์ในอีเมลเป็นประจำหรือคุณมีการ Backup ข้อมูลเก็บเอาไว้อย่างเป็นระบบยอมแก้ปัญหานี้ได้ 

เครื่องตอกบัตรกระดาษลงเวลาแบบปกติ

คุณสามารถเลือกใช้เครื่องตอกบัตรที่เป็นกระดาษในการลงเวลาให้กลุ่มพนักงานที่เหมาะสมของคุณได้เช่นเดียวกันเพราะว่าทั้งนี้การใช้เครื่องตอกบัตรกระดาษนั้นก็ยังเป็นอุปกรณ์หนึ่งที่เป็นทางเลือกสำหรับองค์กรที่ขนาดไม่ใหญ่มากนักไม่มีความจำเป็นซับซ้อนที่ต้องการข้อมูลแบบเรียลไทม์แต่ว่าเครื่องตอกบัตรแบบกระดาษลงเวลานั้นก็มีข้อดีข้อเสียที่แตกต่างกันออกไปและอาจจะเหมาะหรือไม่เหมาะกับองค์กรของคุณก็ได้ตามเหตุผลดังต่อไปนี้

ข้อดีของระบบตอกบัตรด้วยเครื่องตอกบัตรกระดาษ

ใช้เครื่องตอกบัตรไม่ต้องมีความรู้ใอทีใดๆ

นี่คงเป็นเหตุผลที่ดูตรงไปตรงมามากที่สุดหากเจ้าขององค์กรหรือเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคลรวมทั้งพนักงานองค์กรของคุณแล้วไม่มีบุคคลใดที่มีความสามารถในการใช้สมาร์ทโฟนหรือมีความเข้าใจในการใช้อุปกรณ์ไฮเทคใดๆนั่นทำให้คุณมีความจำเป็นอย่างยิ่งยวดในการใช้เครื่องตอกบัตรแบบเป็นกระดาษแบบดั้งเดิมเพื่อเขาเหล่านั้นมีความสามารถในการบันทึกเป็นเวลาเข้าออกเพื่อใช้เป็นหลักฐานให้กับเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคลของคุณ

เหมาะกับองค์กรขนาดเล็ก

องค์กรขนาดเล็กหรือ SME ที่มีพนักงานจำนวนไม่มากนะไม่ได้มีโครงสร้างของแผนกต่างๆที่มีความซับซ้อนและไม่ได้ต้องการความซับซ้อนในการบันทึกข้อมูลตัวอย่างในการใช้เครื่องตอกบัตรแบบกระดาษนั้นถือเป็นใช้งานที่เหมาะสมมากเพราะว่าคุณจะได้หลักฐานในการลงเวลาเข้าออกงานของพนักงานได้อย่างสะดวกและประหยัดที่สุด

ลดภาระให้กับพนักงานในองค์กรของคุณ

หากคุณเลือกที่จะใช้การตอกบัตรลงเวลาแบบปกติแปลว่าพนักงานของคุณไม่มีความจำเป็นต้องใช้ Smart Phone หรือติดตั้งแอปพลิเคชั่นใดๆในมือถือของเขาแน่นอนว่ามือถือของเขายังมีความเป็นส่วนตัวและรู้สึกว่าไม่มีการใช้งานเพื่อบริษัทแต่อย่างใดความรู้สึกเหล่านี้อาจจะมีความรู้สึกที่พนักงานรู้สึกก็เป็นได้เขาจะรู้สึกว่าการใช้เครื่องตอกบัตรแบบปกติเป็นการลดภาระของตัวเขาที่ไม่จำเป็นในความจำเป็นจะต้องใช้โทรศัพท์รุ่นใหม่และมีการเสียค่าอินเตอร์เน็ตเพื่อใช้งานแต่อย่างใด 

ข้อเสียของระบบตอกบัตรด้วยเครื่องตอกบัตรกระดาษ

เสียเวลาในการรวบรวมข้อมูล

การใช้เครื่องตอกบัตรในการลงเวลาข้อมูลลงบนกระดาษมีความจำเป็นที่จะต้องลอกข้อมูลเหล่านั้นลงในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ซ้ำอีกครั้งหนึ่งเพราะว่าการคำนวณนั้นแน่นอนว่าคุณอาจจำเป็นต้องคำนวณด้วยโปรแกรมถึงจะมีความแม่นยำและถูกต้องมากกว่าการใช้กระดาษทดจดมือแล้วคำนวณจากกระดาษโดยตรงเสียมากกว่าแปลว่าการลอกข้อมูลซ้ำเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์นั้นถือเป็นเรื่องเสียเวลาโดยไม่จำเป็น

ข้อมูลมีความปลอดภัยน้อย

ใครๆก็สามารถเข้าถึงข้อมูลที่เขียนอยู่ในกระดาษแล้ววางไว้ในที่สาธารณะได้อย่างเป็นปกติไม่มีใครรู้หรอกว่าพนักงานคนใดเอากระดาษใดมาลงเวลาให้กับใครอย่างไรก็ดีคุณอาจจะมีทางเลือกโดยการติดกล้องวงจรปิดณบริเวณที่มีการติดตั้งเครื่องตอกลงเวลาแบบกระดาษเอาไว้เพื่อเป็นการข่มขู่ให้กับพนักงานและรับทราบว่าหากมีการทำทุจริตโดยการตอกบัตรแทนการก็ย่อมมีหลักฐานอย่างชัดเจนว่าพนักงานคนหนึ่งได้ยินบัตรของพนักงานอีกคนหนึ่งทำการตอบลงเวลาและนั่นเป็นข้อทุจริตที่สามารถใช้ในการไล่ออกพนักงานได้อย่างถูกต้องตามกฎหมายโดยที่ไม่จำเป็นต้องจ่ายเงินทดแทนใดๆเพราะว่าตัวพนักงานเองถือเป็นการทุจริตเรื่องการเงินโดยตรง 

ข้อมูลไม่เชื่อมโยงกับคอมพิวเตอร์

แน่นอนว่าข้อมูลการลงเวลานั้นอยู่บนกระดาษเป็นระบบบันทึกเวลาด้วยมือเท่านั้นคุณจำเป็นที่จะต้องเชื่อมโยงโดยการมองไปที่กระดาษแล้วจดบันทึกหรือเคาะในคอมพิวเตอร์อีกครั้งหนึ่งหากคุณจำเป็นต้องใช้โปรแกรมทำเงินเดือนแน่นอนว่าคุณจะต้องลอกข้อมูลเรื่องนั้นซ้ำอีกครั้งและเมื่อมีการบันทึกข้อมูลหรือลอกข้อมูลจากกระดาษนั้นผิดพลาดก็ย่อมทำให้การจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานนั้นผิดพลาดตามไปด้วยอย่างไม่มีข้อสงสัยทั้งนี้การตรวจสอบนั้นจะต้องมีการตรวจสอบซ้ำอย่างน้อย 1-2 ครั้งเพื่อให้มั่นใจได้ว่าการลงเวลาหรือการลอกเวลาจากระบบตอกบัตรที่เป็นกระดาษนั้นเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์มีความถูกต้องสมบูรณ์อย่างร้อยเปอร์เซ็นต์ 

สรุป